Aktiva arkiv(arier) och dynamiska handlingar

Bettina Westerholm

In this new digital, political, and pluralistic universe, professional archivists need to transform themselves from elite experts behind institutional walls to becoming mentors, facilitators, coaches, who work in the community to encourage archiving as a participatory process shared with many in society, rather than necessarily acquiring all the archival products in our established archives.

(Cook, 2013, s. 114)

I takt med att arkivinstitutioner utvecklat sina syften – från juridiskt inriktade bevisbehållare, till kulturella minnesplatser, till skapare av samhällelig identitet, till bevarare för såväl majoritets- som minoritetsgrupper i samhället – har också arkivariernas roll ändrats med tiden. Då arkivarien en gång sågs som en passiv, neutral mellanhand mellan arkivet och kunden, menar bland annat Terry Cook att arkivarien med tiden tillskrivits en aktiv roll i bevaring och gallring av material, och som en medlare mellan arkivet samhället (Cook, 2013, s. 116).

I den här artikeln vill jag dels framhäva att arkivvetenskap är en vetenskap, dels att arkiven inte är passiva institutioner, och argumentera för att arkivmaterial, arkivarier, användare och andra aktörer är aktiva såväl vetenskapligt som i samhället, som Cook föreslår. Artikeln är huvudsakligen indelad i två delar: arkiv och arkivvetenskap, som kan ses som en teoridel, och arkivvetenskap med tillämpad blick, där jag applicerar teorin i praktiken, men också använder det praktiska för att illustrera teorin. Som praktiskt exempel har jag valt en frågelista med titeln Coronaviruset i vardagen som skickades ut av Kulturvetenskapliga arkivet Cultura vid Åbo Akademi (härefter Cultura) i mars år 2020. En frågelista kan beskrivas som ett slags enkät med öppna frågor formulerade kring ett visst tema, såsom jul eller vänskap eller muminmuggar.

Den här artikeln baserar sig på föredraget Aktiva arkiv och aktiva arkivarier som jag höll på seminariet Aktiva arkiv och angelägen arkivaktivism våren 2021 i Åbo.

Arkivvetenskap och dynamiska handlingar

”[The archive is] the first law of what can be said, the system that governs the appearance of statements as unique events.”

(Foucault, 1972, s. 129)

Vad är ett arkiv? Enligt Michel Foucault är arkivet lagen som bestämmer vad som kan sägas, det generella systemet för utsagornas bildning och ombildning, och enligt Jacques Derrida är det en materialisering av dödsdriften och lustprincipen (Derrida, 1996, s. 14). Joan M. Schwartz och Terry Cook har poängterat att arkivet för Foucault och Derrida är metaforiskt, en konstruktion som ger perspektiv på kunskap, minne och makt. De kontrasterar den metaforiska uppfattningen av arkivet med definitioner från informationsteknologi, där information arkiveras i exempelvis databaser. Den gemensamma nämnaren mellan de abstrakta och de mer konkreta definitionerna är att termen arkiv implicerar en plats där information bevaras (Schwartz & Cook, 2002, s. 4–5).

I fysisk bemärkelse kan arkiv syfta på 1) arkivrummet eller -byggnaden, 2) en organisation eller anstalt som bevarar arkivmaterial, eller 3) en samling handlingar som tillkommit genom en arkivbildares verksamhet. Därtill kan man göra skillnad på handarkiv, såsom vilket arbetsrum som helst, närarkiv, vilket syftar på ett arkivutrymme i nära anslutning till handarkiven, och slutarkiv, den plats där handlingarna placeras för långtidsförvaring och som uppfyller (juridiska) krav på att fungera som ett långtidsförvaringsarkiv. I dagens läge är handarkiven, närarkiven och slutarkiven såväl fysiska som digitala, så datorernas hårdskivor är ett handarkiv på liknande sätt som skrivbordslådan (Arkisto – Arkistowiki, 2022; Caswell, 2016, s. 1–2).

Om allting jag nämnt ovan är olika definitioner på arkiv, vad är då arkivvetenskap? Michelle Caswell sammanfattar arkivvetenskap som det vetenskapliga fält som omfattar begreppen dokument/handling (document/record), proveniens (provenance), värde (value) och representation i teori och praktik (Caswell, 2016a, s. 4). Begreppens definitioner kan vändas, vridas och utvecklas, men för klarhetens skull ska jag definiera dem kort. Proveniens syftar på att bibehålla handlingarnas ursprungliga ordning både som helhet och inom helheten. Tanken är att arkivsamlingen (en samling handlingar) inte ska spjälkas upp och blandas med andra samlingar, utan hållas som en egen enhet där arkivbildarens ursprungliga ordning av materialet bibehålls. Proveniensprincipen understryker vikten av handlingarnas ursprung och ursprungliga sammanhang i förhållande till hur de vårdas, bevaras och används (jfr. Caswell, 2016b). Värde handlar i arkivsammanhang om en handlings bevisvärde: värdet i hur handlingen vittnar om ett ögonblick i det förflutna, värdet i hur den representerar en händelse i det förflutna, och värdet i vad det kan ge samtida och framtida användare. Det är alltså inte en objektiv kvalitet som handlingen automatiskt innehar, utan det är knutet till ett visst/vissa sammanhang (ibid.). Representation avser i det här sammanhanget inte på arkivmaterialets bredd eller vems röster som hörs och inte hörs i arkiven, utan på materialets beskrivningar, det vill säga handlingarnas dokumentation i form av exempelvis guider, manualer, databaser och dylikt som stöder materialets tillgänglighet. Till skillnad från termen beskrivning, som kan upplevas som snäv och statisk, understryker representation att beskrivningarna är processer som kan utvecklas och uppdateras då handlingarna tillförs ny mening och man får reda på mer om dem (ibid.). I den här artikeln lägger jag däremot störst vikt på det första begreppet i Caswells lista, det vill säga handling.

En handling är ett på vilket som helst medium lagrad information som har producerats och mottagits, samt upprätthålls av en myndighet, anstalt, organisation eller privatperson. Den vanligaste distinktionen mellan en handling och ett dokument är att handlingen är bevis på att någonting har ägt rum i det förflutna, ett bevis av någonting för någon, alltså bundet till ett visst sammanhang. (jfr. Brothman, 2002; Caswell, 2016b; Furner, 2004; Yeo, 2008). Däremot är handlingar inte statiska representationer av det förflutna, utan dynamiska källor som tillförs ny mening varje de plockas fram, behandlas och används. Pappret ser fortsättningsvis likadant ut, men handlingen är summan av alla attribut som någonsin tillskrivits det (jfr. Ketelaar, 2008; McKemmish, 2001). Det här kan illustreras med hjälp av handlingarnas kontinuummodell (the records continuum model).

Handlingar hittar vi ett steg ner från mitten (record) och ovanom dem dokument (markerade med rött) – det är de här två jag hänvisar till då jag skriver om arkivmaterial. Runt cirkeln finns fyra dimensioner:

1. Create – skapandedimensionen är den kreativa dimensionen, alltså de aktiviteter och den verksamhet som dokumenteras
2. Capture – i fångandedimensionen görs dokumentationen användbar och förståelig för individer som omfattar sammanhanget där handlingarna skapades
3. Organize – i organiseringsdimensionen görs dokumentationen förståelig också för individer som inte har en relation till skapandedimensionen
4. Pluralize – i pluraliseringsdimensionen används dokumentationen, arkivmaterialet, i nya sammanhang, i en ny skapandedimension

Mellan de fyra dimensionerna finns fyra faser som för kontinuummodellen, eller snarare handlingarna, framåt i sina livscykler. Till vänster ligger identitet (Identity) som står för samtliga aktiva aktörer, med början från de som dokumenterar sin verksamhet, till de som beskriver dokumentationen, till de som organiserar den, till de som förvaltar den, och slutligen de som använder den.

Högst upp står bevisbarhet (Evidentiality), processen genom vilken en handling går från att vara ett spår av en aktivitet till ett bevis, och ett minne som upptas i ett kollektivt minne på ett större eller mindre plan. Till höger ligger överföring (Transactionality), det vill säga hur handlingarna sprids och används, samt deras funktioner och användningsändamål. Längst ner ligger handlingsbehållarna (Recordkeeping containers), händelserna som dokumenterats i fysisk form, de fysiska handlingarna och deras förvaring i arkiv.

Skapandedimensionen binder ihop identitets- och bevisbarhetsfasen, fångandedimensionen knyter ihop bevisbarhets- och överföringsfasen, organiseringsdimensionen binder samman överföringsfasen med handlingsbehållarna. De knyts ihop med en ny identitetsfas (och skapandedimension) genom pluraliseringsdimensionen, där handlingarna används i ett nytt sammanhang i syfte att skapa nytt material och/eller ny kunskap (Upward, 2000, s. 121–125).

Genom kontinuummodellen vill jag till följande illustrera hur handlingar och arkivaktörer är aktiva både vetenskapligt och i samhället, och samtidigt vill jag använda det praktiska exemplet för att bättre illustrera hur kontinuummodellen fungerar. Innan dess vill jag ytterligare understryka att arkiv har vetenskapliga, teoretiska dimensioner, och inte enbart är praktiskt yrkesinriktade. Praktik och teori går hand i hand, inte parallellt utan för att mötas. Som Terry Cook konstaterat: ”The opposite of practical is impractical, not theoretical.” (Cook, 2000, s. 390). Att arkivvetenskap växt fram ur det praktiska och yrkesmässiga utesluter inte att det är en vetenskap.

Arkivvetenskap med tillämpad blick – COVID-19 och frågelistinsamling

Med hjälp av kontinuummodellen vill jag visa på hur handlingar och arkivaktörer är aktiva vetenskapligt och i samhället. Jag kommer att använda en specifik frågelistinsamling som exempel: Coronaviruset i vardagen, insamlad av Kulturvetenskapliga arkivet Cultura vid Åbo Akademi våren 2020.

I dagens läge läggs samtliga av Culturas frågelistor ut på nätet, men en del skickas fortfarande ut i pappersform såsom varit bruk sedan år 1952 då frågelistinsamlingen påbörjades på initiativ av dåvarande professor i kulturhistoria, Helmer Tegengren. Till det fasta meddelarnätet, papperspostnätverket, skickas 1–2 frågelistor per år, och däremellan skickas ytterligare frågelistor ut direkt på nätet på initiativ av studenter och forskare. I skrivande stund har Cultura också två gånger skickat ut så kallade kortfrågelistor som respons på krissituationer i samhället, och Coronaviruset i vardagen är en av dem. Den första kortfrågelistan skickades ut i kölvattnet av knivattackerna i Åbo centrum hösten 2017, där åtta personer skadades allvarligt och två personer dog (Händelserna i Åbo centrum 17.8.2017).

Knivattackerna och coronaviruset är vitt skilda fenomen, men arbetsprocesserna var långt desamma: det uppstod en krissituation, en frågelista utarbetades och lades ut på nätet för vem som helst att svara på, och båda kortfrågelistorna drog in ungefär 350 svar. Med tanke på att vi ännu två år senare påverkas av COVID-19 i vardagen har jag valt att använda den frågelistan som exempel på hur kontinuummodellen kan fungera för att förstå betydelsen av frågelistinsamling.

I början av år 2020 började coronakrisen bli ett faktum. Viruset spred sig, det förekom närmast viskningar om att det var någonting som borde tas på allvar, i bland annat Italien var människor redan i karantänförhållanden, och rekommendationer på distansarbete och användning av ansiktsmasker blev mer och mer allmänna. I det här stadiet, i januari-februari-skiftet år 2020, väcktes tanken på en kortfrågelista om COVID-19, då det började bli mer och mer uppenbart att Finland inte skulle klara sig undan stormen. I kontinuummodellen ligger den här fasen av frågelistprocessen i identitetsfasen av skapandedimensionen (se bild 2), som visar att handlingarnas ursprung ligger i mänsklig interaktion och verksamhet (märkt med rött). Håll i minnet att vi är på väg mot frågelistsvaren som arkivmaterial (i grönt) nu när jag går igenom cykeln. Även om svaren inte existerar i identitetsfasen av skapandedimensionen, så är det här de har sitt ursprung. Här kommer de erfarenheter som gör att en frågelista om coronaviruset i vardagen överhuvudtaget går att besvara (jfr. Upward, 2000).

Våren 2020 gick i rasande fart. Coronaviruset tog över nyhetsflödena, Världshälsoorganisationen WHO förklarade COVID-19 som en global pandemi, och politiska beslut kring viruset kom in i bilden också i Finland. Distansarbete blev ett faktum, ansiktsmasker blev en del av gatubilden, och Nyland var stängt i karantänförhållanden i två veckor i ett försök att stoppa spridningen. Dokumentationen av situationen ökade då COVID-19 skrevs in i patientberättelser och på sjukintyg. Med den information som fanns tillgänglig i månadsskiftet februari-mars utarbetade Culturas personal en frågelista på mycket kort tid. Mellan beslutet att skicka ut listan och själva utskicket gick ungefär en vecka. I kontinuummodellen ligger den här tiden av epidemin (sedan pandemin) i bevisbarhetsfasen av skapandedimensionen. All aktivitet kring coronaviruset lämnar sina spår, det vill säga det finns bevis på att någonting är på gång, att någonting håller på att hända (jfr. McKemmish, 2001; Upward, 2000).

Frågelistan Coronaviruset i vardagen skickades ut mitt under det brännheta läget som beskrivs ovan. Enligt mig har en kortfrågelista i stort sett  två aspekter: 1) en bottom-up-aspekt som jag återkommer till längre ner (berättande som terapi), men mer påtagligt 2) en top-down-aspekt som är mer synlig, det vill säga forskningsintresset att samla in information om och dokumentera ett samhällsfenomen. Kortfrågelistorna skickas ut i snabb respons till brännande aktuella händelser så nära inpå dem som möjligt för att samla in berättelser om fenomenet då de ligger färskt i minnet och på något sätt är närvarande i vardagen. I kontinuummodellen ligger det här skedet i fångandedimensionens bevisbarhetsfas (jfr. Upward, 2000). COVID-19 är brännande nära, och alla som lever i den nya coronavardagen kan förstå och relatera till frågorna i frågelistan. Spåren finns, bevisen finns, och nu kan berättelserna fångas upp som frågelistsvar.

Frågelistan öppnades den 12 mars 2020, startskottet för att de frågelistsvar som senare blev arkivdokument och handlingar överfördes från tanke till skrift. Nu kommer jag tillbaka till bottom-up-aspekten av kortfrågelistor. Då man upplever någonting omtumlande finns det ett behov att berätta om det, och att skriva är ett sätt att skapa ordning i en främmande och kaotisk situation. Genom skrivprocessen kan någonting som känns stort och ogripbart reduceras till någonting mindre, mer hanterbart genom att man ser sina tankar svart på vitt och kan urskilja vad man egentligen upplever är viktigt genom berättelserna (Asplund Ingemark, 2013, s. 9). Meddelarnas tankar fångas på (elektroniskt) papper i fångandedimensionens överföringsfas i kontinuummodellen. De dokumenterar sina upplevelser utgående från allt som skett sedan skapandedimensionens identitetsfas, då coronaviruset började komma in i bilden. Frågelistsvaren blir till, men de är inte ännu arkivdokument (jfr. McKemmish, 2001; Upward, 2000).

Som nästa steg i överföringen skickade meddelarna frågelistsvaren till Cultura, och de anonyma svaren togs emot av arkivarierna, som skummade igenom dem för att skapa sig en överblick av innehållet. Läsandet kommer till nytta då arkivarierna beskriver materialet. Med andra ord stöder det materialets tillgänglighet i längden (Caswell, 2016, s. 8–9). Genom den processen blir frågelistsvaren arkivdokument. I kontinuummodellen, i organiseringsdimensionens överföringsfas, kan man säga att dokumentationens kontinuitet är i ett brytningsskede här (jfr. Upward, 2000). I fångandedimensionens bevisbarhetsfas skrev jag att informanterna kan förstå och relatera till frågorna i frågelistan, och arkivarierna som också levt en coronavardag kan i sin tur relatera till svaren på olika plan, men de har inte levt meddelarnas liv och har inga direkta kopplingar till frågelistsvarens skapandedimension såsom meddelarna upplevt dem. På sätt och vis läser de svaren genom en slöja (se bild 3).

I det här skedet måste materialet, frågelistsvaren, alltså göras förståeligt för sådana som aldrig någonsin har upplevt coronaviruset i vardagen. Det sker i organiseringsdimensionens behållarfas, som också kunde kallas arkiveringsfasen. Frågelistsvaren ska registreras och arkiveras, och proveniensen ska behållas, dvs. svaren ska kategoriseras och arkiveras som en egen samling i kronologisk emottagningsordning (och enligt språk, eftersom Cultura samlar in på både svenska och finska). Materialets ursprung och innehåll beskrivs och görs sökbart i arkivets databaser, och ifall den elektroniska frågelistmjukvaran registrerat två identiska svar gallras det ena svaret bort. De svar som registreras innehar i det här skedet ett bevisvärde för det tidiga coronavirusläget i Finland då de upptas i arkivets samlingar. Det är också i det här skedet av kontinuummodellen som frågelistsvaren blir handlingar.

Handlingarnas kontinuum fortsätter. Frågelistsvaren är tillgängliga för forskare, och de har accessionsnummer så det går att hänvisa till dem i en vetenskaplig text. Det betyder att top-down-aspekten av frågelistinsamlingen, som jag nämnde tidigare i fångandedimensionens bevisbarhetsfas, äntligen uppfylls, dvs. forskningsintresset. I kontinuummodellen ligger det här i pluraliseringsdimensionens behållarfas, och innebär att frågelistsvaren kan användas åtskilt från sina ursprungliga sammanhang i skapandedimensionen. Det betyder i sin tur att det går att utvinna och producera ny kunskap utgående från materialet (jfr. McKemmish, 2001; Upward, 2000). Meddelarna har delat med sig av sina berättelser som arkivpersonal, forskare och studerande tar del av och använder för olika projekt. Med andra ord är det många användare som ser på handlingarna med olika ögon och tillför dem ny mening med varje tolkning (jfr. Millar, 2002, s. 12–13).

I kontinuummodellen har varvet gått runt tillbaka till identitetsfasen, men den här gången till identitetsfasens pluraliseringsdimension, som kunde benämnas Identitet 2.0 då det involverar nya aktörer som använder materialet och producerar ny kunskap och nya handlingar utgående från det. Identitet 1.0 var alla de aktörer som upplevde handlingarnas skapandedimension, och nu har hjulet gått ett varv runt för att börja om igen: Den nya kunskapen sprids och leder till nytt skapande, nya rön som fångas upp, överföring av den nya informationen som organiseras, dokumenteras, och sprids (jfr. McKemmish, 2001; Upward, 2000).

Aktiva arkiv(arier) och inspirerade informanter

Praktikerna kring kortfrågelistan Coronaviruset i vardagen ser alltså teoretiskt, eller arkivvetenskapligt, ut såhär: Då covid-19 började dyka upp i medierna mer och mer aktiverades omedelbart en tanke om att en frågelista om ämnet eventuellt borde skickas ut, beroende på hur situationen utvecklades. När sedan epidemin, och sedan pandemin, var ett faktum i det finländska samhället utarbetades frågelistan på kort tid och skickades ut då allting ännu var nytt och oroligt. Meddelarna skrev ner sina tankar och berättelser och skickade sina svar till Cultura, där arkivpersonalen tog del av dem, registrerade dem och dokumenterade deras ursprung och innehåll för att stöda materialets framtida tillgänglighet och användbarhet. Materialet arkiverades för långtidsförvaring, och i dagens läge kan det användas för kunskapsproduktion, såsom exempelvis den här artikeln.

Kontinuummodellen illustrerar att en handling är ett dokument innan det når den form som arkiveras och används, och att det inte är åtskilt från ett samhälleligt eller socialt sammanhang. Därför hävdar jag att arkiv till naturen är aktiva institutioner. Handlingarna är inte statiska representationer av det förflutna, utan dynamiska entiteter som tillförs ny mening genom alla aktörer som interagerar med det. Arkivarierna är i sin tur aktiva initiativtagare som verkar både professionellt och vetenskapligt inom sina yrkesroller, medan aktiva meddelare är A och O för att få in några frågelistsvar – och därmed forskningsmaterial – överhuvudtaget, och utöver att forskarna tillsammans med arkivarierna driver top-down-aspekten av insamlingen (forskningsintresset), är de också de som använder det insamlade materialet för kunskapsproduktion. I artikeln ”Archives, Records and Power: The Making of Modern Memory” sätter Joan M. Schwartz och Terry Cook fingret på det hela:

Like archives collectively, the individual document is not just a bearer of historical content, but also a reflection of the needs and desires of its creator, the purpose(s) for its creation, the audience(s) viewing of the record, the broader legal, technical, organizational, social, and cultural-intellectual contexts in which the creator and audience operated and in which the document is made meaningful, and the initial intervention and on-going meditation of archivists.

(Schwartz & Cook, 2002, s. 3–4)

Arkiven är engagerade i samhället som förvaltare av minnen, och engagerar i sin tur samhället genom insamling och emottagning av material som tillför minnen. Minnena de förvaltar är i sin tur bevis på att någonting har ägt rum.

Källor

Kulturvetenskapliga arkivet Cultura vid Åbo Akademi
Coronaviruset i vardagen. Frågelista, 2020
Händelserna i Åbo 17.8.2017. Frågelista, 2017

Litteratur

Arkisto – Arkistowiki. (u.å.). Hämtad 25 januari 2022, från http://wiki.narc.fi/arkistowiki/index.php/Arkisto

Asplund Ingemark, C. (2013). Key Themes in the Study of the Therapeutic Uses of Storytelling. I C. Asplund Ingemark (Red.), Therapeutic Uses of Storytelling: An Interdisciplinary Approach to Narration as Therapy (s. 7–17). Nordic Academic Press.

Brothman, B. (2002). Afterglow: Conceptions of record and evidence in archival discourse. Archival Science, 2(3), 311–342.

Caswell, M. (2016). Owning Critical Archival Studies: A Plea.

Caswell, M. (2016). “The Archive” Is Not an Archives: On Acknowledging the Intellectual Contributions of Archival Studies.

Cook, T. (2000). ”The Imperative of Challenging Absolutes” in Graduate Archival Education Programs: Issues for Educators and the Profession. The American Archivist, 63(2), 380–391.

Cook, T. (2013). Evidence, memory, identity, and community: Four shifting archival paradigms. Archival Science, 13(2), 95–120.

Derrida, J. (1996). Archive fever: A Freudian impression. University of Chicago Press.

Foucault, M. (1972). The archaeology of knowledge. New York: Pantheon Books.

Furner, J. (2004). Conceptual Analysis: A Method for Understanding Information as Evidence, and Evidence as Information. Archival Science, 4(3), 233–265.

Ketelaar, E. (2008). Archives as Spaces of Memory. Journal of the Society of Archivists, 29(1), 9–27.

McKemmish, S. (2001). Placing records continuum theory and practice. Archival Science, 1(4), 333–359.

Millar, L. (2002). The Death of the Fonds and the Resurrection of Provenance: Archival Context in Space and Time. Archivaria, 1–15.

Schwartz, J. M., & Cook, T. (2002). Archives, records, and power: The making of modern memory. Archival Science, 2(1), 1–19.

Upward, F. (2000). Modelling the continuum as paradigm shift in record keeping and archiving processes, and beyond a personal reflection. Records Management Journal, 10(3), 115–139.

Yeo, G. (2008). Concepts of Record (1): Evidence, Information, and Persistent Representations. The American Archivist, 70(2), 315–343.